管理混乱邮箱的8个实用技巧

说到工作效率,最容易让你失去流动状万博app版下载态(和无数时间)的方法之一就是在你的电子邮件收件箱里。

更不用说,杂乱杂乱的收件箱不仅是你生存的祸根,还可能让你失去潜在的项目和领导!

如果这听起来很熟悉,系好安全带!我们将涵盖8个提示和技巧,以消除电子邮件的压倒为好

1.退订

这是开始清理杂物的最简单的方法,但有时我们会把取消订阅的感觉与负罪感联系在一起。

你想知道一个普通的秘密吗?

人们真的没有注意到。如果他们这么做了,他们知道这不是私人恩怨。

事实上,电子邮件并不是一款虚荣心强的游戏,你只希望你的电子邮件列表中有人愿意出现并收到你的邮件,否则就会被标记为垃圾邮件,这会影响你的电子邮件地址的健康状况。

如果你不再喜欢别人的时事通讯,或者你不关心街边熟食店的优惠券——取消订阅——从源头切断杂乱。

这对你自己(和发送者)都是一个很大的帮助!

2.文件夹,文件夹,文件夹

存档是很好的,如果你想为以后保存一些东西。挑战在于,你的存档文件夹会变成一个大熔炉,当你需要什么东西的时候,你仍然需要手动搜索(而且还要花额外的时间这样做)。

使用文件夹最好的一点是,你可以得到超微观的,按类别甚至子类别组织(认为客户端,然后每个客户端都有自己的文件夹),让你很容易在30秒内找到你未来需要的东西。

一些最容易开始的地方包括:

  • 客户
  • 项目
  • 旅行
  • 网上订单+收据

但是选择真的是无限的,完全可以根据您的需要定制!

看看你的收件箱里现在都有什么,如果你有2封以上的邮件在一个主题中,它可能是一个很好的候选者,它可以有自己的组织文件夹。

3.过滤器:收件箱魔法

你知道你可以设置过滤器来自动将邮件放入特定的文件夹吗?这意味着你可以制定规则,让某些事情完全跳过你的收件箱,因此每天花更少的时间来整理未读邮件。

不确定你要用它做什么?这里有一些我最喜欢的:

  • 跳过在收件箱中查看订单和送货确认
  • 在周日早上喝咖啡的时候把所有要批量阅读的时事通讯归档
  • 将某些人的电子邮件地址发送到一个文件夹中,以便以后查看

选项真的是无穷无尽的,一旦你开始创建过滤器,它可以相当上瘾。只要记住实际上检查那些过滤过的文件夹,不要让事情堆积如山。

4.不要把邮件当成待办事项清单

你经常把未读的邮件放在收件箱里吗一段时间,作为事后做某事或采取行动的提醒?让我们坦诚地说,这些邮件会在你的收件箱里堵上多长时间?

你是否也注意到,这样做会让你感到有点狂躁,检查你的待办事项清单,再次检查邮件提醒,忘记某事,冲洗,重复……

来回弹来弹去感觉很压抑,不是吗?

这不仅会妨碍你清理收件箱(你好收件箱零回复满意),不把所有你想要完成的事情和你的待办事项和项目放在一个中心中心,也会降低你的效率。

第一步,让我们消除未读的杂乱。

去看看有哪些邮件你已经有一段时间没读了(超过1周),看看需要做些什么来消除它。最重要的部分:一旦你完成这个任务,存档或删除电子邮件!

5.第一次阅读信息时就采取行动

你曾经读,再读,然后重读收件箱里的邮件,却没有采取任何行动?英超比赛预测万博体育a相反,学会标记需要更多关注和时间的事情,并遵循2分钟规则的快速行动的事情。

2分钟规则:如果事情不超过2分钟,现在就做。

需要转发消息给某人?必须批准某件事并作出回应?如果你第一次打开邮件的时候就能在2分钟内完成,那就去做吧。

你不仅会在完成某件事时产生多巴胺,而且这种生产力感会推动你继续工作,并进一步降低未读数字。万博app版下载

6.将重要信息标记出来以备稍后使用

打开一封需要更多关注或时间的邮件?将其标记为未读,下面是最重要的部分-把时间安排在你可以做的时候。

无论你做什么,都不要等到“有时间”。事实上,我们需要为重要的事情腾出时间,并提前计划。否则,当我们看到日历上有空闲时间时,我们就把它填满。或者,更糟的是,我们通过查看消息来填补空白经常。

确保找到a时间块在你的日历上,为自己安排这段时间来完成这项任务!这就引出了我们的下一个建议……

7.安排查看收件箱的时间

你有没有过这样的经历:你一直在忙着做某件事,突然意识到已经两个小时了,现在你急需上厕所,或者你饿坏了?这就是所谓的流动状态。你的大脑能够如此深入地专注于你正在做的一件事,而不是其他。

心流状态是生产力的最佳状态,在我们的一天中完成事情,万博app版下载并推动我们的目标向前的指针。这也是我们可以在30分钟内完成一项任务的时间,而其他时间可能要花两倍的时间。

但如果我们一直打开电子邮件,每隔20分钟就查看一次,我们就会生活和工作在一种反动状态中,只是在等待一些我们可以回应的东西,这样我们就会觉得自己在“做”一些事情。

这也意味着我们的大脑无法进入心流状态焦点在一个更深层次的项目中,因为我们总是被分散注意力并被拉向许多方向。

一个很好的经验法则——每天只检查你的收件箱几次。关闭选项卡。如果你喜欢,设置一个闹钟,但是在指定的收件箱时间之外,顺其自然。给自己许可和空间,让自己在更大的图景上工作。

如果你担心你的延迟回复时间,考虑在你的自动回复器中设置一个友好的提醒,当有人希望收到你的邮件时(你也可以把它放到你的邮件签名或签名中)。

8.不要压制你的创造力

如果你准备在日历上屏蔽你的邮件,暂停一下,问问自己“我什么时候最有创造力?”,然后在这个窗口之外的任何时间安排你的收件箱。

认真对待。

你是早起的人吗?

一个夜猫子吗?

无论何时你最有可能有精力去做更大的创造性项目,不要让自己陷入把别人放在第一位的消极状态。

当我们在收件箱和邮件里的时候,戴上助手的帽子是很好的,我们想避免扼杀我们的创造力(因此永远没有动力或精力去完成那些更大的项目和目标)

这可能意味着早上第一件事就是查看收件箱对你来说并不管用。或者下午坐着,你的大脑已经被烧坏了,你没有精力回应其他人。

下周审计一下你的时间,注意一下你的流程,然后把那些更多的管理任务安排进去周围而不是直接穿过它。

你也会开始发现,把特定的任务安排在一天的特定时间,你会变得更专注,感觉不那么分散,用更少的时间完成更多的事情。这真是一场胜利!

好了,现在你已经掌握了收件箱忍者的技能,是时候展示一下了。还记得我之前提到的在邮件签名中添加办公时间或响应时间吗?看看这个完全可定制的DIY电子邮件签名(并滑动文件模板!)来创建自己的专业电子邮件签名。

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